Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach.
 Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html).
 Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten
 Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
 Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
 Universitätsstr. 1
 40225 Düsseldorf
 Tel.: 0211 81 10000
 www.uni-duesseldorf.de

1.2. Ansprechpartner für die Datenverarbeitung in UNIVERSEH
 Lars Lienen
 Projektkoordinator (UNIVERSEH)
 Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
 Universitätsstr. 1, Geb.25.13.00 Raum 33
 D - 40225 Düsseldorf
 Tel: +49 (211) 81-14600

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
 Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
 E-Mail: 
 Tel.: 0211 81 13060
 www.hhu.de/datenschutz

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten bei der Organisation und Durchführung von der Polnischprüfung sowie zu den Zwecken der Verarbeitung
 Die Studierenden melden sich bei der HHU an und die Daten werden von der Administration auf das Portal des polnischen Ministerium (NAWA - Polish National Agency for Academic Exchange) übermittelt. Nachdem die Dozent:innen die Kandidaten prüft, werden die Resultate nach Polen geschickt und von NAWA kommen Resultate und ein Zertifikat.

Im Rahmen der Organisation und Durchführung von Prüfungen von UNIVERSEH an der HHU werden verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.
 Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:

2.1. Anmeldung für die Prüfung bei HHU/Universeh
 Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Veranstaltung:

1. Bei der Anmeldung werden von Ihnen Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Geschlecht, postalische Adresse, E-Mail-Adresse, Prüfungsstufe und Prüfungstermin gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln und für die interne Organisation unserer Veranstaltung und die Abrechnung der Veranstaltung.

2. Es wird die Uni-interne Software, auch ”Formulargenerator" genannt, verwendet. Dieser speichert keine Cookies auf dem Rechner der Nutzenden. Die eingegebenen Daten werden aber immer auf dem Server gespeichert und können dort von Ihnen gelöscht werden sobald sie nicht mehr benötigt werden.

3. Die oben genannten personenbezogenen Daten werden in die Datenbank von NAWA übermittelt.

2.2. Durchführung der Prüfung
 Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten durch die Dozent:innen:
 Wenn Sie sich als Prüfling angemeldet haben, verarbeiten die Dozent:innen Ihre Daten bei Ihrer Zustimmung wie folgt:

1. Ihr Vor- und Nachnamen sind auf einer Namensliste, die während der Prüfung benutzt wird.

2. Das Prüfungsprotokoll, Prüfungsbögen, Notizen zum mündlichen Teil der Prüfung, sowie die Prüfungsresultate werden von den Dozent:innen an die HHU Kontaktperson innerhalb von 3 Tagen geschickt

2.3. Resultate
 Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten durch uns und der NAWA:

a. Innerhalb von 3 Werktagen nach der Prüfung wird die HHU Kontaktperson die geprüften Studierenden über die Resultate per E-Mail informieren.

b. Auf Antrag des geprüften Studierenden, der innerhalb von 21 Tagen nach Erhalt der Information über das Prüfungsergebnis gestellt wird, ist die befugte Prüfungsstelle verpflichtet, dem Studierenden eine Kopie der Prüfungsarbeit zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen.  

b. Wenn die Kandidaten einer bestandenen Prüfung ein Zertifikat (mit Erklärung auf Englisch) wünschen, können sie eins für weitere 20 Euro von NAWA innerhalb von 30 Tagen nach der Prüfung und dem Erhalt der Zahlung bekommen.

c. Die HHU behält Ihre personenbezogenen Daten für 3 Monate nach Erhalt der Resultaten und löscht sie dann.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und der Anfertigung und Veröffentlichung des Aufnahmematerials
 Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Universität § 3.5 des Hochschulgesetz NRW.

4. Übermittlung personenbezogener Daten
 Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die Polnisch als Fremdsprache Prüfung verarbeitet werden, übermitteln wir an Dritte (NAWA  - Polish National Agency for Academic Exchange).

Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung
 Die personenbezogenen Daten werden bei nicht erfolgreichen Prüflingen innerhalb drei Tagen und bei den erfolgreichen Prüflingen nach drei Monate nach Ende der Prüfung gelöscht oder sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

6. Ihre Rechte als Betroffene/r
 Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;

• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);

• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;

• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;

• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;

• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:
 Kavalleriestraße 2-4
 40213 Düsseldorf
 Telefon: 0211 38424-0
 E-Mail: 
 Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
 Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.